Primeros pasos de Nómina
En Nómina → Primeros pasos tienes una lista que se marca sola con los datos de tu empresa: no tienes que palomear nada. Te dice qué falta, por qué importa ante el SAT y te lleva al lugar exacto para resolverlo. Nada de esta guía te impide timbrar.
La guía es de la empresa activa (la que eliges arriba, junto a tu nombre). Si trabajas con varias empresas, cada una tiene su propia guía.
Cómo leer la guía
- Requisitos: sin ellos el recibo no se puede timbrar o el SAT lo rechaza.
- Recomendados: evitan errores y trabajo doble. Algunos se pueden omitir y reanudar cuando quieras.
- Meta: tu primer recibo timbrado en FiscalCloud.
- Cada periodo: la rutina que repites cada semana, quincena o mes.
Cada paso muestra su estado: Listo, Pendiente, En espera (lo resuelve FiscalCloud) u Omitido. Si tu usuario no tiene el permiso que pide un paso, lo verás sin botón y con el aviso de pedírselo a quien administra la empresa.
El tablero te muestra cuánto llevas («Primeros pasos de Nómina: 4 de 8») y cuál es el siguiente paso, hasta que termines. Si después algo se rompe, la guía vuelve a aparecer: ve Cuando algo necesita tu atención.
Tu empresa, lista para timbrar
Necesitas el CSD vigente de la empresa, su régimen fiscal y su código postal. Si la empresa es persona física, también su CURP: el SAT la exige en el recibo.
Se capturan en Empresas → Editar. Ten a la mano los archivos .cer y .key de tu CSD con su contraseña y tu Constancia de Situación Fiscal.
Timbres disponibles
Cada recibo de nómina usa un timbre, de la misma bolsa que tus facturas. Sin timbres disponibles el recibo no se timbra, aunque todo lo demás esté completo.
Tu saldo se ve en Mis timbres. Solo quien administra el saldo de la cuenta puede conseguir más; si no eres tú, pídeselo a esa persona.
Registro patronal del IMSS
Es el número con el que el IMSS identifica a tu empresa como patrón (11 caracteres, por ejemplo Y1234567101). El recibo de un trabajador asalariado lo lleva: sin él, el SAT lo rechaza.
Captúralo en Empresas → Editar → Datos para nómina. Si cada sucursal tiene su propio registro, captúralo en cada sucursal: el recibo usa el de la sucursal que expide y, si no tiene, el de la empresa.
Si ninguno de tus trabajadores cotiza al IMSS (por ejemplo, solo tienes asimilados a salarios), este paso no aplica.
Tus trabajadores, completos
Cada trabajador activo necesita: RFC, CURP, NSS, código postal, fecha de ingreso, salario diario y SDI, tipo de contrato, jornada, régimen, periodicidad de pago y riesgo de puesto. Todos esos datos viajan en el XML del recibo.
- Sin NSS, el recibo de un asalariado no lleva IMSS y el SAT lo rechaza.
- El RFC y el código postal deben coincidir con la Constancia de Situación Fiscal del trabajador.
- Para un asalariado, el SDI no puede ser menor al salario mínimo vigente.
La guía te dice cuántos trabajadores están completos (por ejemplo, «8 de 10») y qué le falta a cada uno, con un enlace directo a su ficha en Empleados → Editar.
Tablas de ISR, subsidio, IMSS, UMA y salario mínimo
Son las tarifas y valores oficiales con los que se calcula cada recibo. Las mantiene FiscalCloud: tú no tienes que capturarlas.
El salario mínimo cambia cada 1 de enero y la UMA cada 1 de febrero. Si en esos días el paso aparece En espera, estamos cargando los valores del año; se marca solo en cuanto estén.
Invita a quien te ayuda con la nómina
Da acceso a tu responsable de recursos humanos o a tu contador con permiso de emitir (en Usuarios), o vincula a tu despacho contable (en Accesos de despachos). Así la nómina no depende de una sola persona.
Si tú haces la nómina solo, puedes omitir este paso.
Lo que ya pagaste este año con otro sistema
Si empiezas a timbrar tu nómina en FiscalCloud a mitad del año, captura por trabajador lo que tu sistema anterior ya le pagó y le retuvo en el ejercicio:
- Ingresos gravados e ingresos exentos.
- ISR retenido.
- Subsidio para el empleo aplicado.
- Opcional: la fecha de corte (hasta qué día llegan los importes) y notas.
El ajuste anual del ISR y la constancia de sueldos se hacen con lo de todo el año: FiscalCloud suma estos importes a lo que timbras aquí (Nómina → Nóminas especiales → Ajuste anual de ISR).
La guía muestra este paso solo si tu primer recibo del año en FiscalCloud es posterior a enero (o si todavía no timbras y ya pasó enero), y solo para los trabajadores que ya trabajaban contigo antes de esa fecha. Si un trabajador no tuvo pagos, captúralo en ceros.
Uno por uno
En Empleados → Editar, sección Acumulados de este año antes de FiscalCloud. Se guarda con su propio botón, sin tocar el resto de la ficha.
Carga masiva
En Empleados → Acumulados (o desde el paso de la guía):
- Descarga la plantilla: ya trae el RFC y el nombre de los trabajadores que los necesitan.
- Escribe los importes de cada uno, con números y sin signo de pesos. Una celda vacía cuenta como 0.
- Sube el archivo y revisa el resultado. El RFC debe ser de un trabajador activo de la empresa y los importes no pueden ser negativos. Si un renglón tiene error, no se guarda ninguno hasta que lo corrijas.
- Confirma. Si un trabajador ya tenía acumulados, se reemplazan con los del archivo.
Calcula un recibo de prueba
Captura el recibo de un trabajador en Nómina → Recibos de nómina → Nuevo recibo y revisa el ISR, el IMSS y el subsidio antes de timbrar. Guardarlo como borrador no gasta timbres.
Un recibo timbrado con un error solo se corrige cancelándolo y timbrando otro: revisarlo antes te ahorra ese trámite.
Timbra tu primer recibo
Es la meta de la guía: timbra el recibo y envíaselo a tu trabajador con su PDF y su XML. Cada recibo usa un timbre.
Los recibos que importaste o que llegaron en la descarga del SAT no cuentan: la meta es un recibo timbrado en FiscalCloud.
Altas en el IMSS y prima de riesgo
Si tu cuenta tiene Nómina patronal, registra el movimiento de alta de cada trabajador asalariado y captura la prima de riesgo de trabajo del año de cada registro patronal. La prima se determina en febrero y rige desde el 1 de marzo.
Con eso se calculan las cuotas obrero-patronales y el SUA. Sin el alta, o con la prima equivocada, las cuotas salen mal y el IMSS puede cobrarte diferencias con recargos.
Tu nómina de cada periodo
Una vez que timbras, la rutina de cada periodo es:
- Captura las incidencias: faltas, horas extra, bonos e incapacidades.
- Calcula los recibos.
- Revisa el cálculo.
- Timbra.
- Envía los recibos a tus trabajadores.
En la guía, Este periodo te muestra el periodo de pago en curso según la periodicidad de tus trabajadores activos (por ejemplo, «Quincena del 16 al 30 de septiembre»): cuántos recibos van timbrados de cuántos, y quién falta —sin recibo, en borrador o con error—. Si tienes trabajadores semanales y quincenales, verás un periodo de cada uno. Las semanas y catorcenas se cuentan como las llevas tú: desde el día siguiente al de tu último recibo timbrado.
Si el periodo anterior quedó con recibos pendientes (lo normal es timbrar al día siguiente del pago), la guía te muestra ése primero, como Periodo anterior. Con la Nómina patronal, también ves cuántas incidencias del IMSS registraste en el periodo, para que las tomes en cuenta al calcular.
Cuando no queda nada del periodo por timbrar, la rutina queda Lista hasta que empieza el siguiente.
Cuando algo necesita tu atención
Aunque ya hayas terminado tus primeros pasos, la guía te avisa cuando algo se rompe o está por romperse, arriba de todo, en Necesita tu atención, y la tarjeta de la guía vuelve a aparecer en el tablero:
- Tu CSD vence pronto (30 días o menos) o ya venció: sin un CSD vigente no se sella ningún recibo. El tablero ya te lo avisa arriba, así que la tarjeta de la guía no lo repite.
- Trabajadores nuevos sin completar: alguien que diste de alta (o a quien se le borró un dato) después de que tu nómina ya estaba lista. Su recibo no se puede timbrar hasta completarlo.
Estos avisos también te llegan a la campanita, una sola vez, a quien puede resolverlos: el del CSD a quien administra la empresa; el de los trabajadores, a quien administra los catálogos. Si lo arreglas y vuelve a pasar, te avisamos otra vez.
Las tablas del año nuevo (ISR, subsidio, IMSS, UMA y salario mínimo) las carga FiscalCloud: no te avisamos antes de tiempo. Si el 1 de enero todavía no están, el paso de las tablas queda En espera.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que completar la guía para poder timbrar?
No. La guía no bloquea nada: te muestra lo que falta para que tus recibos salgan bien a la primera.
¿Por qué un paso dice «En espera»?
Porque lo resuelve FiscalCloud y no tú, como la carga de las tablas del año. Se marca solo en cuanto está listo.
¿Puedo reanudar un paso que omití?
Sí. En la guía, el paso omitido tiene el botón Reanudar paso. Solo se pueden omitir algunos pasos recomendados, nunca los requisitos.