Primeros pasos de Contabilidad

En Contabilidad → Primeros pasos tienes una lista que se marca sola con los datos de la empresa: no tienes que palomear nada. Te dice qué falta, por qué importa ante el SAT y te lleva al lugar exacto para resolverlo. Nada de esta guía te impide trabajar.

La guía es de la empresa activa (la que eliges arriba, junto a tu nombre). Si llevas varias empresas, cada una tiene su propia guía.

Cómo leer la guía

• Requisitos: sin ellos no puedes contabilizar el mes o el SAT rechaza tus archivos.
• Recomendados: evitan saldos equivocados y trabajo doble. Algunos se pueden omitir y reanudar cuando quieras.
• Meta: tu primer mes contabilizado, con la balanza cuadrada.
• Cada mes: la rutina que repites cada mes, una vez que ya contabilizas aquí.

El orden importa: el mes de arranque, el catálogo, las cuentas de las pólizas automáticas y los saldos iniciales van antes de contabilizar. Si no, las pólizas quedan en cuentas equivocadas o la balanza arranca descuadrada.

Cada paso muestra su estado: Listo, Pendiente u Omitido. Si tu usuario no tiene el permiso que pide un paso, lo verás sin botón y con el aviso de pedírselo a quien administra la empresa. El tablero te muestra cuánto llevas y cuál es el siguiente paso, hasta que termines. Si después algo se rompe, la guía vuelve a aparecer: ve Cuando algo necesita tu atención.

Tu mes de arranque

Es el primer mes cuya contabilidad llevas en FiscalCloud. Lo de antes se queda en tu sistema anterior y entra aquí como saldos iniciales, fechados el día 1 de ese mes.

Defínelo en la propia guía o en Contabilidad → Periodos. Si ya importaste tu balanza o tus pólizas, la guía te sugiere un mes: el de tu póliza de apertura o, si no la tienes, el de tu primera póliza.

Elige bien el corte: si los meses de los dos sistemas se enciman, la balanza cuenta dos veces los mismos movimientos (o se salta algunos) y tu contabilidad electrónica no coincide con la que ya enviaste al SAT. Ten a la mano el último mes que cerraste en tu sistema anterior.

Con tu mes de arranque definido, las demás pantallas lo respetan, sin bloquearte:

• Periodos marca los meses anteriores como «Antes del arranque» y no te ofrece cerrarlos (si alguno ya tiene pólizas aquí, te avisa: quizá tu arranque está mal).
• Contabilizar te avisa si trabajas un mes anterior y te pide confirmar antes de generar sus pólizas: ese mes ya lo contabilizó tu sistema anterior.
• Obligaciones y Contabilidad electrónica empiezan desde tu mes de arranque: lo anterior lo presentaste con tu sistema anterior.

Catálogo de cuentas con código agrupador

Cada empresa necesita su catálogo de cuentas, y cada cuenta su código agrupador del SAT. Sin código agrupador, el XML del catálogo que se envía al SAT sale incompleto y te lo rechaza.

En Contabilidad → Catálogo de cuentas tienes cuatro caminos:

• Importarlo de tu sistema anterior: de CONTPAQi (con el migrador para Windows o el TXT del catálogo), del XML del catálogo o de un Excel. Ver Migrar tu contabilidad desde CONTPAQi.
• Desde cero: contestas unas preguntas y se crean solo las cuentas que usas, ya ligadas.
• El catálogo base: las cuentas de uso común en México, ya ligadas a su código agrupador.
• Vacío: lo armas cuenta por cuenta.

La guía te dice cuántas cuentas activas no tienen un código agrupador válido y te lleva a cada una para corregirla.

Cuentas de las pólizas automáticas

«Contabilizar» arma tus pólizas con las cuentas por omisión: a qué cuenta va cada concepto. Sin ellas no corre: cada factura cuya cuenta falte se queda sin póliza.

La guía revisa las que toda empresa necesita (bancos, ventas a la tasa general, IVA cobrado y pagado, el gasto sin categoría, deducible o no, y otros ingresos del banco) y, según lo que hace tu empresa:

• si vendes a crédito (facturas PPD): clientes e IVA no cobrado;
• si compras a crédito: proveedores e IVA pendiente de pago;
• si timbras nómina: sueldos, subsidio para el empleo, ISR e IMSS retenidos, otras retenciones y sueldos por pagar.

El catálogo base y el de «desde cero» ya las dejan ligadas. Si importaste tu catálogo, revísalas en Catálogo de cuentas → Cuentas por omisión: cada una debe apuntar a una cuenta activa y sin subcuentas.

Tus cuentas bancarias en el catálogo

Cada cuenta bancaria de la empresa lleva su propia subcuenta de Bancos (por ejemplo, 102-01-01 BBVA ··1234). Con una sola cuenta de Bancos no puedes comparar el saldo de cada estado de cuenta con tu contabilidad.

1. Registra tus cuentas bancarias en Ingresos y gastos → Conciliación bancaria → Cuentas, con su banco, CLABE y moneda.
2. En la guía, toca Crear sus subcuentas. Se crean dentro del mayor de tu cuenta de Bancos por omisión; después puedes renombrarlas en el catálogo.

Si no las creas aquí, «Contabilizar» las crea solas la primera vez que las necesita. Este paso aparece solo si tu cuenta tiene la contabilidad con conciliación bancaria.

Saldos iniciales

Es la póliza de apertura con los saldos con que cerró tu sistema anterior el mes previo a tu arranque: bancos, clientes, proveedores, impuestos y capital. Sin ella tu balanza arranca en ceros y el balance no coincide con el de tu sistema anterior.

• Del XML de la balanza (contabilidad electrónica del SAT): impórtalo en Contabilidad → Importar contabilidad. La póliza se arma sola, fechada el día 1 del mes siguiente a la balanza: tu mes de arranque.
• De CONTPAQi: genera allá la póliza de apertura de saldos iniciales e importa su TXT.
• A mano: captura una póliza de diario el día 1 de tu mes de arranque, con el concepto «Saldos iniciales».

La guía revisa que la apertura esté en tu mes de arranque y que cuadre (cargos igual a abonos). Si tu empresa es nueva y no trae saldos de otro sistema, omite este paso.

Categorías y proveedores frecuentes

Lo que decide a qué cuenta va el gasto de cada factura recibida es la ficha contable del proveedor o la cuenta de su categoría. Sin ninguna, la factura cae en la cuenta de «gasto sin categoría» y tus estados financieros no dicen en qué gastas.

La guía revisa, con tus facturas recibidas vigentes de los últimos 12 meses:

• que cada categoría de gasto que usas tenga su cuenta (en Catálogo de cuentas → Por categoría);
• que tus proveedores frecuentes tengan su ficha (en Contabilidad → Proveedores y clientes). Frecuente es el proveedor con 3 o más facturas en esos meses; se revisan hasta los 10 con más.

Tus facturas desde el mes de arranque

Las pólizas automáticas salen de los XML de tus facturas emitidas y recibidas. Sin ellos no se registran tus ventas ni tus gastos.

Tráelos con la descarga del SAT, con la e.firma de la empresa (ver Descargar del SAT), o impórtalos en Facturación › Importar XML. Cuentan también las facturas que timbras en FiscalCloud.

La guía cuenta cuántas facturas emitidas y recibidas hay desde tu mes de arranque. Si solo hay de un tipo, te lo dice por si falta traer el otro.

Descarga automática del SAT

Con la descarga automática, FiscalCloud trae solo, cada madrugada, las facturas emitidas y recibidas de la empresa. Así ninguna factura se queda fuera del mes: la que no se descarga no se contabiliza y su IVA no se acredita.

Prográmala en Ingresos y gastos → Descargar del SAT → Descarga automática, con la e.firma de la empresa ya cargada. Si se pausa (por ejemplo, porque venció la e.firma), la guía te dice desde cuándo y por qué. Programarla pide el permiso de administrar la empresa.

Contabiliza tu primer mes

Es la meta de la guía:

1. En Contabilidad → Contabilizar, elige tu mes de arranque y genera sus pólizas.
2. Captura en Pólizas lo que no venga de un documento.
3. Revisa la Balanza del mes: cargos igual a abonos. Compara tus saldos iniciales con la balanza de tu sistema anterior.

La guía da la meta por alcanzada cuando el mes tiene pólizas, «Contabilizar» ya no tiene nada pendiente de ese mes y la balanza cuadra. Desde ahí, la balanza, los estados financieros y la contabilidad electrónica del mes ya salen de FiscalCloud.

Tu calendario de obligaciones

En Contabilidad → Obligaciones ves qué te toca presentar cada mes y cuándo vence. Lo que le toca a tu empresa sale de su régimen fiscal y de si tiene trabajadores; ver Calendario de obligaciones.

Revísalo con tu Constancia de Situación Fiscal. Si alguna obligación no te aplica (por ejemplo, estás relevado de la DIOT o de la contabilidad electrónica), márcala con Configurar. La guía da el paso por hecho cuando ajustas tu calendario o cuando registras la primera obligación que presentas.

Tu contabilidad de cada mes

Una vez que contabilizas tu primer mes, la rutina de cada mes es:

1. Descargar y revisar las facturas del mes.
2. Clasificar tus gastos e ingresos.
3. Contabilizar el mes.
4. Conciliar tus bancos.
5. Cerrar el mes en Periodos.
6. Presentar tus declaraciones y registrarlas en el calendario.

En la guía, Este mes te muestra cómo va el mes que toca trabajar, como lista que se marca sola: el mes más antiguo desde tu arranque que ya terminó y sigue sin cerrar (Mes por cerrar) o, si todos están cerrados, el mes en curso. Para ese mes te dice:

• si ya descargaste del SAT sus facturas emitidas y recibidas (una descarga que cubra el mes completo, o la descarga automática que ya pasó del fin de mes);
• si queda algo por clasificar en Gastos e Ingresos;
• si «Contabilizar» todavía tiene documentos sin póliza;
• si quedan movimientos del banco sin conciliar;
• si el mes ya está cerrado;
• y si ya registraste lo presentado en tu calendario (declaración mensual, DIOT, balanza de la contabilidad electrónica).

Lo que todavía no toca —cerrar o presentar un mes que no ha terminado— aparece como Más adelante.

Cuando algo necesita tu atención

Aunque ya hayas terminado tus primeros pasos, la guía te avisa cuando algo se rompe o está por romperse, arriba de todo, en Necesita tu atención, y la tarjeta de la guía vuelve a aparecer en el tablero:

• Tu e.firma vence pronto (15 días o menos) o ya venció: con ella se descargan tus facturas del SAT y corre la descarga automática.
• Cuentas nuevas sin código agrupador: cuentas que creaste o importaste después de que tu catálogo ya estaba listo. Sin él, el XML del catálogo que envías al SAT sale incompleto.
• La descarga automática está en pausa o falló: las facturas de esos días no llegan solas.

El aviso de las cuentas sin código agrupador te llega también a la campanita, una sola vez, a quien administra el catálogo; si lo arreglas y vuelve a pasar, te avisamos otra vez. Los de la e.firma y la descarga automática ya te los manda la propia descarga del SAT: no te llegan repetidos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que completar la guía para poder contabilizar?

No. La guía no bloquea nada: te muestra lo que falta para que tus pólizas y tu balanza salgan bien a la primera.

¿Puedo cambiar mi mes de arranque?

Sí, en Periodos o en la propia guía, con el permiso de administrar el catálogo. Cambiarlo no mueve ninguna póliza: solo cambia desde qué mes revisa la guía y qué meses marcan como anteriores Periodos, Contabilizar, Obligaciones y la contabilidad electrónica.

¿Puedo reanudar un paso que omití?

Sí. En la guía, el paso omitido tiene el botón Reanudar paso. Solo se pueden omitir algunos pasos recomendados, nunca los requisitos.