Registra la asistencia de tus trabajadores con el checador

Última revisión: 7 de noviembre de 2026

El Checador guarda la hora de entrada, salida y comida de cada trabajador de forma electrónica. Desde el 1 de enero de 2027 la Ley Federal del Trabajo pide ese registro a los patrones (artículo 132, fracción XXXIV). Aquí das de alta los lugares donde se checa y los horarios de tus trabajadores, consultas sus checadas día por día y generas el reporte para la autoridad.

Nota: preparas los centros, los horarios y la ficha de cada trabajador; ellos checan en un kiosco en la entrada, con la app FiscalCloud Checador, por WhatsApp o en tu reloj checador; y tú consultas y corriges las checadas y sacas el reporte para la autoridad.

Cómo dar de alta un centro de trabajo

Un centro de trabajo es el lugar donde checan tus trabajadores: una sucursal, una obra, una oficina.

1. Entra a Nómina → Checador y abre la pestaña Centros de trabajo.
2. Toca Nuevo centro y escribe su Nombre y, si quieres, su Dirección.
3. Elige su Zona horaria: con ella se decide a qué día pertenece cada checada.
4. Si el centro es una de tus sucursales, elígela en Sucursal.
5. La Geocerca es opcional: la latitud, la longitud y el radio en metros del lugar.
6. En App FiscalCloud Checador, marca Pedir la ubicación al checar si quieres que la app mande dónde está el trabajador al checar; con geocerca, la checada que llegue de afuera se registra igual y se marca para que la revises. Marca Pedir que escanee el QR de la entrada si en la entrada hay una pantalla con el QR del centro, y Pedir una foto al checar si quieres una foto como evidencia (en la app y por WhatsApp).
7. En WhatsApp, marca Permitir checar por WhatsApp si también quieres que chequen escribiendo al WhatsApp de FiscalCloud (lo explicamos en Checar por WhatsApp, más abajo). Viene apagado.
8. Toca Guardar.

En Modalidad eliges Sucursal (lugar fijo) o En calle (sin geocerca). El home office de cada trabajador se da de alta en su ficha (ver «Home office, varias sucursales y personal en calle»).

Editar cambia sus datos y Desactivar lo deja fuera de las listas sin tocar lo que ya se registró. Un centro que ya tiene checadas no se puede borrar.

Cómo crear un horario

1. Abre la pestaña Horarios y toca Nuevo horario.
2. Ponle un Nombre (por ejemplo, «Matutino») y marca los Días laborables.
3. Escribe la Entrada, la Salida y la Tolerancia en minutos antes de que cuente como retardo.
4. Escribe los minutos de Comida y marca La comida se paga si es tiempo pagado.
5. Si el turno termina al día siguiente, marca El turno cruza la medianoche.
6. Toca Guardar. Las horas por semana se calculan solas.

Si el horario pasa de la jornada máxima de la ley, al guardarlo ves un aviso, y la lista lo marca en Horas por semana. Por ejemplo, un horario de 48 horas: «A partir del 1-ene-2027 la jornada máxima es de 46 horas semanales». La jornada baja cada año hasta 40 horas en 2030 (ver la tabla). El aviso no impide guardarlo. Lo mismo ves en la ficha del trabajador al elegir su horario.

Cómo asignar el checador a un trabajador

1. Entra a Nómina → Empleados y abre la ficha del trabajador con Editar.
2. En la sección Checador, elige su Centro de trabajo y su Horario.
3. Escribe su Número de empleado: con él checa en el kiosco. También sale en sus recibos de nómina.
4. Marca Usa checador y toca Guardar checador.

Home office, varias sucursales y personal en calle

Un trabajador puede checar en más de un lugar: entrar en una sucursal y salir en otra, trabajar unos días desde su casa o andar en la calle. El checador decide en qué centro checó con su ubicación (o con el QR que escaneó) y nunca rechaza una checada: la ley pide registrar la jornada, así que si algo no cuadra la registra igual, con una marca, y te la deja en Por revisar. Lo único que sí se exige es el QR en un centro que lo pide.

Cómo dejar que un trabajador cheque en varios centros

1. Entra a Nómina → Empleados y abre la ficha del trabajador con Editar.
2. En Checador, elige su Centro de trabajo principal y toca Guardar checador.
3. En Dónde checa, marca los demás centros donde puede checar.
4. Si quieres, marca en cada centro los días que le toca (L M X J V S D). Sin días marcados, le toca cualquier día.
5. Toca Guardar dónde checa.

Al checar, cuenta el centro cuya geocerca contiene su ubicación (el más cercano, si hay varios). Si está fuera de todos los que le tocan ese día, la checada se registra contra el centro donde se le esperaba, con la marca Fuera de zona y la distancia.

Cómo dar de alta su home office

1. En la ficha del trabajador, baja a Dónde checa → Domicilio de home office.
2. Escribe la Dirección y toca el mapa en su domicilio (o escribe la latitud y la longitud).
3. El Radio es de 150 metros; cámbialo si hace falta.
4. Toca Guardar domicilio.

El domicilio queda como un centro más, solo de ese trabajador: al checar ahí, la app manda su ubicación y se compara con esa zona. Para que trabaje en casa solo ciertos días, márcalos en Dónde checa. Quitar home office lo desactiva; las checadas que ya hizo ahí se conservan.

Personal en calle

1. En Nómina → Checador → Centros de trabajo, toca Nuevo centro.
2. En Modalidad, elige En calle (sin geocerca) y toca Guardar.
3. En la ficha de cada trabajador que anda en la calle, elígelo como principal o márcalo en Dónde checa.

En calle no hay zona que respetar: la app manda la ubicación en cada checada y se guarda para que la veas en el mapa. Si además tiene una sucursal y checa dentro de ella, cuenta la sucursal.

Foto al checar

Marca Pedir una foto al checar en el centro. La app toma una foto al checar y la guarda de forma privada. Es solo evidencia: no se usa reconocimiento facial ni se guardan datos biométricos, y se borra a los 90 días. Si la foto no llega, la checada se registra igual con la marca Sin foto. Al trabajador se le pide aceptar una versión del acuerdo de registro con el aviso de privacidad de la foto.

Cómo revisar las checadas «Por revisar»

1. Entra a Nómina → Checador y abre la pestaña Por revisar.
2. Toca Ver en una checada: el mapa muestra dónde checó y la zona de su centro, con la distancia, la precisión del GPS y la foto, si su centro la pide.
3. Toca Aceptar si es válida: queda revisada con tu nombre y la fecha.
4. O toca Anular y escribe el motivo: deja de contar para la jornada y la checada original se conserva.

Las marcas son: Fuera de zona, Ubicación simulada (el teléfono detectó una ubicación falsa), Precisión insuficiente (el GPS reportó una precisión peor que la del centro; por omisión, 100 m), Sin ubicación y Sin foto. En el reporte para la autoridad cada checada lleva su centro, sus marcas y quién la revisó.

Cómo ver las checadas en el mapa

En la pestaña Checadas, elige el día y, si quieres, un trabajador o un centro, y toca Ver en mapa. Salen las checadas que traen ubicación (en verde, las que están bien; en rojo, las que tienen alguna marca) y la zona de cada centro.

Cómo consultar y corregir las checadas

1. Abre la pestaña Checadas. Ves las del día; con ‹ y › cambias de día.
2. Filtra por trabajador o por medio (app, QR, kiosco, reloj o WhatsApp; las checadas del archivo de un reloj salen como Reloj checador).
3. Si una checada está mal, toca Anular, escribe el Motivo y toca Anular. La checada no se borra: queda marcada como Anulada con el motivo y tu nombre.
4. Si faltó una, toca Agregar checada, elige al Trabajador, el Tipo y la Hora, escribe el Motivo y toca Agregar. Queda marcada Por corrección.

Importante: las checadas no se pueden editar ni borrar. Cada una lleva una huella encadenada a la anterior del mismo trabajador, que demuestra ante la autoridad que nadie insertó, cambió ni quitó registros.

Kiosco y QR

El kiosco es una tablet o un monitor en la entrada del centro de trabajo. Ahí cada trabajador checa con su número de empleado y su PIN, y la misma pantalla puede mostrar el QR dinámico del centro para checar con la app. El kiosco no es un usuario de tu cuenta: solo sirve para checar en ese centro y no ve nada más.

La hora se sincroniza sola con el servidor: la pantalla la corrige cada 5 minutos, al volver la conexión y al despertar, así que no se atrasa aunque el reloj de la tablet esté mal. Si pasa más de 15 minutos sin conexión, avisa «Sin conexión: la hora puede no ser exacta»; aun así, la hora de cada checada la pone el servidor.

Cómo autorizar una tablet como kiosco

1. En Nómina → Checador → Centros de trabajo, toca Configurar kiosco en el centro.
2. Si quieres, escribe el Nombre del kiosco (por ejemplo, «Tablet de la entrada») y toca Generar código.
3. En la tablet, abre la dirección que aparece en la ventana (termina en /kiosco), escribe el código y toca Autorizar kiosco.

El código sirve una sola vez y vence a los 10 minutos; si se te pasó, genera otro. La tablet queda autorizada aunque se apague: no hay que volver a escribir el código.

En la misma ventana ves los Kioscos autorizados del centro con su último uso. Revocar desautoriza una tablet al momento (por ejemplo, si se pierde): desde ahí ya no se puede checar.

Cómo dar el PIN a un trabajador

1. Abre la ficha del trabajador en Nómina → Empleados con Editar.
2. En Kiosco y acuerdo de registro, escribe un PIN de 4 a 6 números y confírmalo.
3. Toca Asignar PIN y dáselo al trabajador en persona.

Si lo olvida, escribe uno nuevo y toca Restablecer PIN. No se aceptan PIN fáciles de adivinar, como 1111 o 1234. Solo se guarda cifrado: nadie, ni tú, puede volver a verlo.

Cómo checa el trabajador en el kiosco

1. Escribe su número de empleado y toca Siguiente.
2. Escribe su PIN y toca Siguiente.
3. El kiosco le propone qué registrar según su última checada del día (si ya entró, propone Salida). Toca la opción propuesta o cualquiera de las otras: Entrada, Salida, Inicio de comida o Fin de comida.
4. Aparece la confirmación con su nombre y la hora. A los pocos segundos el kiosco queda listo para el siguiente.

La hora la pone el servidor, no la tablet. La checada sale en Checadas con el medio Kiosco.

Importante: tras 5 PIN equivocados el trabajador queda bloqueado 15 minutos, y tras 20 intentos fallidos en el mismo kiosco se bloquea el kiosco 15 minutos. Para desbloquear a un trabajador antes, restablécele el PIN.

Solo checan los trabajadores activos, con Usa checador marcado y de la empresa del centro.

El acuerdo de registro

La ley da valor de prueba plena al registro si el trabajador y el patrón lo acordaron. Por eso, antes de su primera checada, el kiosco le muestra al trabajador el acuerdo y lo acepta escribiendo su PIN otra vez. Queda guardado con la fecha, el medio y el equipo desde el que lo aceptó.

En la ficha del trabajador, en Kiosco y acuerdo de registro, ves si ya lo aceptó, cuándo y por qué medio. Con Imprimir el acuerdo para firmarlo (PDF) lo imprimes para firmarlo en papel, como alternativa.

Cómo mostrar el QR dinámico

1. En una tablet o un monitor ya autorizado como kiosco, toca Mostrar QR.
2. Toca Pantalla completa y deja la pantalla en la entrada.

El QR cambia cada 30 segundos, así que una foto no sirve: quien lo escanea con la app FiscalCloud Checador demuestra que estaba en el lugar, sin usar su ubicación.

Si el centro permite checar por WhatsApp, debajo del QR aparece el mismo código en 6 números con la leyenda «o escribe este código en WhatsApp».

App FiscalCloud Checador

Con la app FiscalCloud Checador cada trabajador checa desde su teléfono, consulta sus checadas y sus recibos de nómina, y te pide correcciones, vacaciones, permisos y justificantes. No necesita usuario ni contraseña de FiscalCloud: entra con su correo o su teléfono y un código.

Cómo invitar a un trabajador

1. Entra a Nómina → Empleados y abre la ficha del trabajador con Editar.
2. En la sección App FiscalCloud Checador, escribe su Correo y, si quieres, su Teléfono de 10 dígitos.
3. Toca Invitar a la app FiscalCloud Checador. Le llega un correo (y un mensaje, si escribiste el teléfono) con un código de 6 dígitos y las ligas para descargar la app en Android y iPhone.
4. El código vence en 24 horas. Si venció, toca Reenviar código o pídele que toque Pedir otro código en la app.

El correo y el teléfono no se pueden repetir entre los trabajadores de tu cuenta: con ellos entra cada uno a la app.

El primer acceso del trabajador

1. Descarga FiscalCloud Checador y escribe su correo o su teléfono.
2. Escribe el código de 6 dígitos que le llegó.
3. La app liga su teléfono a su acceso. Cada trabajador puede ligar hasta 2 teléfonos; si cambia de teléfono y ya tiene dos, toca Quitar teléfonos en su ficha.
4. Lee y acepta el acuerdo de registro de la jornada. Esa aceptación queda guardada como evidencia de que el registro se acordó con él.

Qué ve el trabajador en la app

La app abre lista para checar. Abajo tiene cinco secciones: Checar, Checadas, Solicitudes, Recibos y Más (su saldo de vacaciones, sus avisos y su perfil). Arriba, una campana con el número de avisos sin leer.

• Checar: un botón grande. La hora la pone el servidor. Si tiene varios centros, arriba dice Hoy te toca y el centro donde lo esperas ese día; el centro donde checó lo decide su ubicación (o el QR), no la app. Si alguno de sus centros la usa, la app manda su ubicación al checar y, si el GPS está impreciso, espera unos segundos a que mejore. Si el centro de ese día lo pide, le pide escanear el QR de la entrada o le toma una foto con la cámara de enfrente (nunca de la galería). Si cierra la cámara, se registra sin foto y le avisamos que tú la revisarás. Sin internet, la checada se guarda en el teléfono con su ubicación y se sube después con la hora en que la hizo, marcada como diferida (sin foto). Si checa fuera de su zona, con una ubicación simulada o sin ubicación, la app le avisa que su checada se registró y que tú la revisarás.
• Checadas: sus checadas por día, las horas de cada día y las correcciones, con su motivo. Cada checada dice en qué centro quedó y, si tiene marcas, si está Por revisar, Aceptada o Anulada. Si se tomó foto, la puede ver.
• Pedir una corrección: si le faltó una checada o una está mal, la pide con su motivo. No cambia nada hasta que alguien la aprueba.
• Vacaciones, permisos y justificantes: ve su saldo de vacaciones y te pide días, permisos o que justifiques una falta (ver la sección siguiente).
• Solicitudes: el estado de todo lo que pidió. Cuando lo apruebas o lo rechazas le llega un aviso con tu motivo; los avisos le llegan a la campana al abrir la app (no son notificaciones del teléfono). Para pedir algo necesita internet: las solicitudes no se guardan para después como las checadas.
• Recibos: sus recibos de nómina timbrados, en PDF y XML, a un toque desde la barra de abajo.
• Acuerdo de registro: el texto que aceptó.

Cómo aprobar o rechazar una corrección

1. Cuando un trabajador pide una corrección, te avisamos en la campana.
2. Abre Nómina → Checador y la pestaña Solicitudes.
3. Toca Aprobar para aplicarla: queda en el registro con tu nombre y el motivo del trabajador. La checada original nunca se borra.
4. O toca Rechazar y escribe por qué. El trabajador ve el motivo en la app.

Cómo quitarle el acceso

En su ficha, toca Suspender acceso: se cierran sus sesiones y ya no puede pedir códigos. Sus checadas se conservan. Para devolverle el acceso, invítalo de nuevo.

Vacaciones, permisos y justificantes desde la app

Tus trabajadores te piden desde la app FiscalCloud Checador sus vacaciones, sus permisos y que justifiques una falta, un retardo o una incapacidad. Pedirlo no cambia nada: tú lo apruebas o lo rechazas en la pestaña Solicitudes, y al aprobarlo queda en sus incidencias y en su asistencia, sin capturarlo dos veces.

Qué puede pedir el trabajador

• Vacaciones: del día que elija en adelante. La app le muestra su saldo (el mismo de su ficha: los días que le da la ley por año de servicio, más el saldo inicial, menos los que ya tomó) y cuántos días hábiles gastan las fechas que eligió. Si pide más días de los que le quedan, la app no lo deja, salvo que permitas vacaciones adelantadas.
• Permiso con o sin goce de sueldo: por días (un rango de fechas) o por horas en un día (por ejemplo, de 9:00 a 11:00 para una cita), siempre con su motivo.
• Justificante: de un día que ya pasó en el que faltó o llegó tarde, con su motivo. Si es una incapacidad del IMSS, escribe el folio, el ramo (riesgo de trabajo, enfermedad general, maternidad o licencia 140 Bis) y los días. Puede adjuntar una foto o un PDF de la receta o de la incapacidad (PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB).

Mientras siga pendiente, el trabajador puede cancelar su solicitud desde la app.

Nota: los días hábiles son los días laborables de su horario; si no tiene horario, de lunes a sábado. Sus días de descanso y los días de descanso obligatorio de la ley (como el 16 de septiembre) no se cuentan.

Cómo aprobar o rechazar vacaciones, permisos y justificantes

1. Cuando un trabajador te pide algo, te avisamos en la campana.
2. Abre Nómina → Checador y la pestaña Solicitudes. Filtra por estado (pendientes, aprobadas, rechazadas o canceladas por el trabajador) y por tipo.
3. Revisa qué pide y su motivo. Si trae archivo, toca Ver archivo para abrirlo.
4. Toca Aprobar. O toca Rechazar y escribe por qué: el trabajador ve el motivo en la app.

Al aprobar:

• Vacaciones: quedan en sus incidencias y se descuentan de su saldo, un registro por cada grupo de días seguidos.
• Permiso por días: queda como permiso con goce o sin goce de sueldo en sus incidencias.
• Permiso por horas: no es una incidencia de día completo. Ese día, la tolerancia de su entrada corre desde que termina el permiso: si tenía permiso hasta las 11:00 y llegó a las 11:05, no es retardo. Queda anotado en el día, en Revisar periodo.
• Justificante de falta: la falta se vuelve falta justificada y ese día ya no cuenta como falta.
• Justificante de retardo: el retardo de ese día ya no cuenta.
• Justificante de incapacidad: queda como incapacidad con su folio y su ramo.

Si un día ya tenía la misma incidencia capturada, no se duplica. Si tenía otra (por ejemplo, unas vacaciones y te piden un permiso ese día), la solicitud no se aprueba hasta que corrijas la incidencia en Nómina → Empleados → Incidencias y vacaciones o la rechaces.

Importante: si el periodo ya se cerró en Revisar periodo o el recibo de nómina de esos días ya se timbró, no se aplica: te decimos por qué y la solicitud sigue pendiente. Reabre el periodo (o cancela el recibo) y vuelve a aprobarla, o recházala.

Cómo permitir vacaciones adelantadas

Por omisión, cada trabajador pide hasta los días que le quedan. Si en tu empresa se pueden adelantar vacaciones, prende Permitir pedir vacaciones adelantadas en la pestaña Solicitudes: el trabajador podrá pedir de más y tú decides si las apruebas. Las aprobadas de más dejan su saldo en negativo. Este interruptor lo ve quien administra el checador.

Checar por WhatsApp

Con WhatsApp tus trabajadores checan sin instalar nada: escriben al WhatsApp de FiscalCloud desde el teléfono que tienen registrado en su ficha. Es un complemento de la app y del kiosco, no los reemplaza.

Cómo activarlo

1. Entra a Nómina → Checador, pestaña Centros de trabajo, y toca Editar en el centro.
2. En WhatsApp, marca Permitir checar por WhatsApp. Ahí mismo ves el número de WhatsApp de FiscalCloud al que escriben tus trabajadores.
3. Si quieres una foto de cada checada, marca Pedir una foto al checar (es la misma de la app).
4. Para que nadie cheque desde su casa, marca también Pedir que escanee el QR de la entrada y deja una tablet con el QR en la entrada (lo explicamos en Cómo mostrar el QR dinámico).
5. Toca Guardar.
6. Revisa que cada trabajador tenga su Teléfono de 10 dígitos en la sección App FiscalCloud Checador de su ficha y que esté marcado que checa: con ese número lo reconocemos.

Importante: por WhatsApp la ubicación es menos confiable que la de la app: WhatsApp deja mandar un lugar distinto de donde está el teléfono. Por eso conviene pedir el código del lugar: solo lo puede escribir quien está frente a la pantalla de la entrada.

Cómo checa el trabajador por WhatsApp

1. Escribe entrada, salida, comida o regreso al WhatsApp de FiscalCloud. Si escribe checar o hola, le llega un menú con las cuatro opciones.
2. Si su número está en varias empresas, elige en cuál va a checar.
3. La primera vez le llega un resumen del acuerdo de registro con una liga al texto completo; lo acepta respondiendo ACEPTO. Si su centro empieza a pedir foto, se le pide aceptar la versión con el aviso de la foto.
4. Comparte su ubicación actual.
5. Si su centro pide el código del lugar, escribe los 6 números que aparecen en la pantalla del kiosco, debajo del QR. Cambian cada 30 segundos.
6. Le confirmamos la hora y el centro. Si su ubicación quedó fuera de la zona de sus centros, la checada se registra igual, se le avisa y queda marcada Fuera de zona en Por revisar, como las de la app.
7. Si su centro pide foto, la manda al final. Si no llega en 5 minutos, la checada queda registrada sin foto.

El centro se decide igual que en la app: si checa en varios centros, cuenta el que contiene su ubicación entre los que permiten WhatsApp; si no está en ninguno, el centro donde se le esperaba, marcada Fuera de zona. Con el código del lugar cuenta el centro del código, y si su ubicación queda lejos de él también se marca.

La hora que cuenta es la del servidor al recibir el mensaje. Si deja la conversación a medias más de 5 minutos, empieza de nuevo; con cancelar la termina. En Checadas las que entraron por aquí dicen WhatsApp en el medio, con sus marcas (fuera de zona, con código del lugar, con o sin foto), y así salen en el reporte para la autoridad, con su centro.

Relojes checadores

Si ya tienes un reloj checador (ZKTeco, Hikvision, Dahua, Anviz u otro), sus checadas pueden llegar al Checador de dos formas: importando el archivo que exporta el reloj o, en los ZKTeco compatibles con ADMS, dejando que el reloj se reporte solo por internet. Del reloj solo se guarda la hora: nunca la huella ni el rostro.

Cómo dar de alta un reloj

1. Entra a Nómina → Checador y abre la pestaña Relojes.
2. Toca Nuevo reloj y escribe su Nombre (por ejemplo, «Reloj de la entrada»), su Marca y su Modelo.
3. En ¿Cómo llegan sus checadas? elige Importar el archivo que exporta o ZKTeco ADMS (se reporta solo).
4. Escribe su Número de serie. Es obligatorio si se reporta solo: viene en una etiqueta del reloj o en Menú → Información del sistema.
5. Elige el Centro de trabajo donde está. Su zona horaria decide la hora de las checadas.
6. Deja marcado Usar el tipo (entrada, salida, comida) que marca el reloj. Desmárcalo si tu reloj marca todo igual: las checadas entrarán sin clasificar.
7. Toca Guardar. En la lista ves su última comunicación y cuántas checadas ha mandado.

El ID de cada trabajador en el reloj

Cada trabajador está dado de alta en el reloj con un número. Para saber de quién es cada checada, ese número tiene que estar en su ficha:

• Por omisión se usa su número de empleado. «7» y «0007» cuentan como el mismo.
• Si en el reloj tiene otro, escríbelo en ID de cada trabajador en el reloj (abajo, en la pestaña Relojes) y toca Guardar ID. También está en la ficha del trabajador, en la sección Checador, como ID en el reloj.
• Dos trabajadores de la misma empresa no pueden tener el mismo ID.

Cómo sacar el archivo del reloj

• ZKTeco con memoria USB: conecta una memoria al reloj, entra a Menú → Administrar USB → Descargar → Registros de asistencia. Se guarda un archivo como 1_attlog.dat.
• ZKBioTime, iVMS-4200, Hik-Connect o Anviz CrossChex: abre el reporte de registros o transacciones, elige las fechas y expórtalo a Excel o CSV.

Cómo importar el archivo

1. En la pestaña Relojes, toca Importar archivo en el reloj del que viene.
2. En Formato del archivo elige ZKTeco attlog.dat o CSV o Excel con encabezados.
3. Si es CSV o Excel, elige el Programa que lo exportó: se llenan los nombres de las columnas (el ID del trabajador, la fecha y hora juntas o por separado, y el tipo, que es opcional). Si tu archivo las llama distinto, cámbialos. Para varias opciones, sepáralas con «|». El reloj recuerda estos datos para la próxima vez.
4. Elige el Archivo y toca Revisar archivo. Verás cuántas checadas son nuevas, cuántas son de trabajadores sin mapear (su ID no está en ninguna ficha), cuántas están repetidas y cuáles tienen error, con su número de renglón.
5. Si hay IDs sin trabajador, ponlos en ID de cada trabajador en el reloj y toca Revisar otra vez.
6. Toca Importar. Al terminar ves el resumen y la importación queda en la lista Importaciones.

Nota: importar el mismo archivo dos veces no duplica checadas. Los archivos de más de 2,000 renglones se importan en segundo plano; su resumen aparece en Importaciones cuando termina.

Cómo conectar un reloj ZKTeco que se reporta solo (ADMS)

1. Da de alta el reloj con ZKTeco ADMS (se reporta solo) y su Número de serie exacto.
2. En el reloj, entra a Menú → Comunicación → Servidor en la nube (en algunos modelos, Configuración ADMS).
3. Activa Dominio y escribe la Dirección del servidor que te muestra la pantalla al dar de alta el reloj. El Puerto es 80. Deja apagado el Servidor proxy.
4. Guarda y espera un minuto. En la pestaña Relojes aparecerá su Última comunicación.

Desde entonces, cada checada llega sola en cuanto sucede. El reloj necesita internet: conéctalo por cable o Wi-Fi. Si un trabajador checa y su ID no está en ninguna ficha, esa checada no entra: corrígelo e importa después el archivo del reloj para recuperarla.

Del checador a la nómina

Con las checadas, el sistema calcula cada día de cada trabajador contra su horario: horas trabajadas, retardo, falta y tiempo extra. Al final del periodo de nómina lo revisas y lo cierras, y las faltas, las horas extra y los domingos pasan solos al recibo.

Cómo se calcula cada día:

• Las checadas se acomodan como entrada, comida y salida. Las que llegan sin clasificar se deducen por el orden: la primera es la entrada, la última la salida y las de en medio, la comida.
• Un turno que cruza la medianoche cuenta completo en el día en que empezó.
• Retardo: la primera entrada después de la hora de entrada más la tolerancia del horario.
• Falta: un día laborable de su horario, ya terminado, sin ninguna checada. Si ese día tiene vacaciones, un permiso o una incapacidad registrados, no es falta.
• Incompleto: faltó checar la salida, la entrada o el regreso de la comida. Ese día no suma tiempo extra hasta que se corrige.
• Tiempo extra: lo trabajado más allá de la jornada del horario. Si el horario tiene comida sin pagar y el trabajador no la checó, se descuenta la del horario. Menos de 30 minutos de más en un día no cuentan.
• Las horas extra se suman por semana: hasta el tope del año se pagan dobles y lo que pase, triples. El tope es de 9 horas por semana en 2026 y 2027, 10 en 2028, 11 en 2029 y 12 en 2030.
• Los domingos trabajados se cuentan para la prima dominical, y los días de descanso trabajados se cuentan aparte (no suman tiempo extra).

Los días se recalculan solos en cuanto llega o se corrige una checada, y otra vez cada noche.

Cómo revisar y cerrar el periodo

1. Entra a Nómina → Checador y abre la pestaña Revisar periodo.
2. Elige las fechas Desde y Hasta del periodo de nómina, o toca Semana anterior, Quincena anterior o Mes anterior. Si pagas a unos por semana y a otros por quincena, elige la Periodicidad.
3. Revisa por trabajador los días trabajados, las faltas, los retardos, las horas dobles y triples, los domingos, los días incompletos y los avisos.
4. Toca Ver días para ver el detalle. Si un día está mal, toca Corregir checadas: te lleva a sus checadas para anular la equivocada o agregar la que faltó, con su motivo.
5. Cuando todo esté bien, toca Cerrar periodo y confirma.

Al cerrar:

• Cada falta queda registrada en Incidencias y vacaciones del trabajador, como «Falta injustificada». Si ese día ya tenía una falta, vacaciones, una incapacidad o un permiso, se respeta lo que capturaste y no se duplica.
• Las horas extra y los domingos quedan listos para el recibo del periodo.
• Los días del periodo quedan cerrados: una corrección posterior ya no los cambia.

No se puede cerrar mientras haya días incompletos, ni un periodo que todavía no termina.

Importante: los avisos marcan lo que la ley no permite: más de 4 horas extra en un día, horas extra más de 4 días en la semana, una jornada de más de 12 horas o más de 4 horas triples en la semana. El sistema las calcula igual, pero revísalas antes de cerrar.

La regla de retardos

En Retardos puedes indicar que cada cierto número de retardos del periodo cuente como una falta (por ejemplo, 3). Viene apagada. La falta se registra en el día del tercer retardo, del sexto, etc. La cambia quien administra el checador.

Cómo reabrir un periodo

En Periodos cerrados toca Reabrir, escribe el motivo y confirma. Se quitan las faltas que generó el cierre y lo precargado del recibo, y los días se vuelven a calcular. No se puede reabrir si el recibo de algún trabajador de ese periodo ya se timbró: cancélalo antes.

Lo que llega al recibo

Al crear el recibo del trabajador en Recibos de nómina (uno por uno o el periodo de todos a la vez), con la Nómina avanzada:

• Las faltas entran como siempre, desde sus incidencias.
• Las horas extra salen como percepción 019 Horas extra, una para las dobles y otra para las triples, con sus días y horas. El valor de la hora es el salario diario entre las horas de la jornada diaria del horario; las dobles se pagan al doble y las triples al triple. Las dobles llevan su parte exenta de ley; las triples van gravadas.
• Los domingos salen como 020 Prima dominical: el 25 % del salario diario por cada domingo.

Esos renglones dicen Precargado del checador y los puedes editar o quitar antes de timbrar. Entra lo de los periodos cerrados cuyo último día cae dentro de las fechas del recibo.

Reporte para la autoridad

Cuando la autoridad laboral te pida el registro de jornada, lo generas desde Nómina → Checador → Reporte para la autoridad.

1. Elige la Empresa y el Periodo (hasta un año).
2. En Trabajadores elige uno o varios; si no eliges ninguno, entran todos los que usan el checador o checaron en esas fechas.
3. Si quieres, filtra por Centro de trabajo.
4. Toca Descargar PDF o Descargar Excel.

Si el reporte es muy grande (más de 200 trabajador-mes, por ejemplo 20 trabajadores durante 12 meses), se genera aparte: te avisamos en la campana y desde ahí lo descargas. La liga vence a las 48 horas.

Qué contiene:

• Los datos del patrón: razón social, RFC y registro patronal.
• Por trabajador: nombre, RFC, CURP, NSS, puesto y el horario asignado.
• Cada día con sus checadas: la hora, el tipo (entrada, salida, comida) y el medio (app, QR, kiosco, reloj, WhatsApp o corrección). Las anuladas salen tachadas con el motivo, quién las anuló y cuándo; las agregadas por corrección llevan el motivo, quién y cuándo.
• Los días laborables sin checadas también salen, porque la autoridad pregunta por ellos: si ese día el trabajador tenía vacaciones, un permiso, una incapacidad o una falta justificada capturada en sus Incidencias, sale con ese nombre; si no, sale como Sin registro. Una falta injustificada sale como Sin registro.
• Las horas trabajadas por día y por semana, de la entrada a la salida (sin el tiempo de comida que se checó), contadas en el día en que empezó el turno.
• Un resumen de días por trabajador: días laborables, días con registro, días sin registro y días con incidencia (los tres últimos suman los laborables), y aparte los días de descanso en que checó.
• El acuerdo de registro que aceptó el trabajador: fecha, medio, versión y su huella.

Qué días se cuentan. Los laborables salen del horario del trabajador y se cuentan desde su primera checada (antes todavía no usaba el checador) o desde su fecha de alta, si es posterior; así, un reporte de fechas anteriores a que empezaras a usar el checador no sale lleno de «Sin registro». Se cuentan hasta ayer: el día de hoy todavía no termina, así que solo sale si ya checó o tiene incidencia. Si un trabajador todavía no tiene ninguna checada, no se cuentan días sin registro y su resumen dice que todavía no usa el checador. Los días de descanso sin checadas no se listan, para no llenar el reporte; si checó en su descanso, ese día sí sale. Un trabajador sin horario no tiene días laborables: de él solo salen los días en que checó. En el Excel, los días sin registro van en la hoja Checadas y el resumen, con la fecha desde la que se cuentan, en la hoja Días.

La constancia de integridad. Al final, el reporte revisa la cadena completa de checadas de cada trabajador e imprime si está íntegra y la huella de la última checada incluida. Además, cada noche el sistema guarda una huella de todas tus checadas (el ancla), dentro y fuera de la base de datos; el reporte muestra la más reciente del periodo y si la cadena de hoy coincide con ella. Así se demuestra que nadie insertó, cambió ni quitó checadas, ni siquiera recalculando las huellas.

Nota: la STPS todavía no publica el formato oficial del registro de jornada. Este reporte trae todo lo que pide la ley; su formato se ajustará cuando la STPS publique sus reglas, sin que tengas que hacer nada.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un reloj checador con huella?

No. La ley pide que el registro sea electrónico y que se pueda consultar, no que sea biométrico. Si ya tienes un reloj, puedes importar sus checadas o conectarlo; de él solo se guarda la hora, nunca la huella ni el rostro.

Mi reloj marca todas las checadas como «Tiempo extra» o todas iguales

Algunos relojes mandan el mismo tipo siempre. Esas checadas entran sin clasificar. Si tu reloj lo hace, edítalo en la pestaña Relojes y desmarca Usar el tipo que marca el reloj.

¿Cuántos trabajadores pueden usar el checador?

Los planes Checador cuentan a los trabajadores activos que tienen marcado Usa checador: hasta 10, 25, 50, 100 o 250, según tu plan. Al llegar al tope, al marcar a uno más ves «Has alcanzado el límite de tu plan.». Nadie deja de checar: da de baja a quien ya no trabaja contigo o cambia de plan en Mi plan.

¿Por qué no puedo borrar una checada equivocada?

Porque el registro sirve como prueba ante la autoridad. En lugar de borrarla, anúlala con un motivo: deja de contar para la jornada y queda constancia de quién la corrigió y por qué.

¿Quién puede ver y corregir las checadas?

Quien tiene el permiso Consultar las checadas del checador las ve, y quien tiene Corregir checadas las anula o agrega. Las vacaciones, los permisos y los justificantes los aprueba quien tiene Aprobar las vacaciones, los permisos y los justificantes que piden los trabajadores. Revisar periodo y el cierre son de quien tiene Cerrar la asistencia del periodo para la nómina. Los centros de trabajo, los horarios y los relojes los administra quien tiene Administrar centros de trabajo, horarios, relojes e invitaciones al checador. El dueño y el administrador de la cuenta tienen todos.

¿Por qué no puedo borrar a un trabajador que ya checó?

Porque la ley obliga a conservar sus registros del checador. En lugar de borrarlo, dalo de baja (Bloquear en la lista de empleados): deja de aparecer para la nómina y sus checadas se conservan.

¿La app rastrea a mis trabajadores?

No. La ubicación solo se toma en el momento de checar y solo si el centro de trabajo la pide (siempre en el home office y en calle). La app no guarda ni manda la ubicación en segundo plano.

¿Qué pasa si un trabajador checa fuera de su zona?

La checada se registra igual: la ley pide el registro de la jornada y rechazarla dejaría el día sin registro. Queda con la marca Fuera de zona y la distancia, la app le avisa que la revisarás, y tú la aceptas o la anulas en Por revisar.

¿La foto al checar usa reconocimiento facial?

No. La foto es solo evidencia de la checada: no se compara con nada ni se extraen datos biométricos. Se guarda de forma privada, la ven el trabajador y quien revisa la asistencia, y se borra a los 90 días.

¿Quién aprueba lo que pide el trabajador?

Las correcciones de checadas, quien tiene el permiso Corregir checadas. Las vacaciones, los permisos y los justificantes, quien tiene Aprobar las vacaciones, los permisos y los justificantes que piden los trabajadores. Cada quien ve en la pestaña Solicitudes lo que puede resolver y recibe el aviso en la campana. El dueño y el administrador de la cuenta tienen los dos permisos.

¿Cómo sabe el trabajador si le aprobé sus vacaciones?

En la app ve el estado de cada solicitud y le llega un aviso cuando la apruebas o la rechazas, con tu motivo si la rechazaste. Todavía no le llega una notificación al teléfono: la ve al abrir la app.

¿Qué tan confiable es checar por WhatsApp?

Menos que la app: WhatsApp deja compartir un lugar del mapa distinto de donde está el teléfono, y no dice qué tan precisa es la ubicación. Para que la checada demuestre que el trabajador estaba en el lugar, marca Pedir que escanee el QR de la entrada en el centro: por WhatsApp eso pide el código de 6 números que cambia cada 30 segundos en la pantalla del kiosco.

¿Qué tablet necesito para el kiosco?

Cualquiera con un navegador actualizado y conexión a internet; también sirve una computadora con monitor. Se ve bien desde una tablet de 8 pulgadas. Conéctala a la corriente y desactiva el apagado automático de la pantalla.

Un trabajador dice que su PIN no funciona. ¿Qué hago?

Revisa en su ficha que tenga Número de empleado, Usa checador y PIN asignado. Si se bloqueó por intentos o lo olvidó, escríbele uno nuevo y toca Restablecer PIN.