Contabilidad: catálogo, pólizas, balanza y estados financieros

La contabilidad formal lleva los libros de cada empresa: un catálogo de cuentas con su código agrupador del SAT, las pólizas del mes, la balanza de comprobación y los estados financieros. La mayoría de las pólizas se generan solas a partir de los documentos que ya están en el sistema.

Todo se trabaja sobre la empresa activa del encabezado. Si llevas varias empresas, cámbiala ahí.

1. Arranca el catálogo de cuentas

1. Entra a Contabilidad → Catálogo de cuentas.
2. Toca Crear con el catálogo base. Son unas 130 cuentas de uso común en México, cada una ligada a su código agrupador del SAT.
3. Ajústalo a la empresa:
   • agrega subcuentas con el botón + (por ejemplo, un cliente o un banco);
   • renombra las cuentas;
   • desactiva las que no uses.

Las cuentas de mayor agrupan a sus subcuentas y no reciben movimientos. Una cuenta que ya tiene movimientos no se puede borrar ni cambiar de naturaleza: se desactiva.

En Cuentas por omisión eliges a qué cuenta van las pólizas automáticas (clientes, ventas por tasa, IVA…). En Por categoría ligas cada categoría de Contabilidad a su cuenta. Por ejemplo, «Renta» va a «Arrendamiento».

Formato del número de cuenta

En Formato del número defines cómo se ven los números en el catálogo, las pólizas y los reportes, como la estructura de CONTPAQi:

• Dígitos por nivel, separados por guion: 3-2-3 son tres niveles (102-01-001); 4-3-3-3 son cuatro.
• Rellenar con ceros a la izquierda: con ceros, 102-01-001; sin ceros, 102-1-1.

Si no lo eliges, se toma el que ya trae tu catálogo; así, un catálogo que llegó «todo seguido» (10201001) se ve 102-01-001. Las subcuentas nuevas se numeran con los dígitos de su nivel. Solo cambia cómo se ve: el número guardado y el XML de la contabilidad electrónica siguen igual. Una cuenta que no encaja en el formato se muestra tal como está guardada.

2. Contabiliza el mes

En Contabilidad → Contabilizar ves, por tipo de documento, lo que todavía no tiene póliza. Con Generar se crean sus pólizas:

Nada se genera dos veces. Si un documento no se puede contabilizar, te decimos por qué y los demás siguen. Por ejemplo: el mes está cerrado, o una categoría del banco no está ligada a una cuenta.

3. Revisa y captura pólizas

En Pólizas ves las del mes, con sus renglones. Puedes capturar una nueva póliza o editar una existente. Solo se guarda si cuadra: cargos igual a abonos. Cada renglón puede llevar el UUID del CFDI que la respalda.

Si editas una póliza que salió de un documento, queda marcada como editada y ya no se vuelve a generar sola.

4. Reportes

• Balanza: saldo inicial, cargos, abonos y saldo final de cada cuenta, con saldos deudores y acreedores por separado. Puede ser de un mes o de un rango. Se descarga en Excel y PDF.
• Estados financieros:
  • estado de resultados, del mes o acumulado del ejercicio;
  • estado de situación financiera, al cierre del mes.
• Auxiliares: los movimientos de una cuenta entre dos fechas y el saldo que va quedando. Si eliges una cuenta de mayor, incluye sus subcuentas.

5. Cierra el mes

En Periodos, cierra cada mes cuando quede revisado. Un mes cerrado no admite pólizas nuevas, cambios ni borrados, hasta que alguien con permiso lo reabra.

6. Contabilidad electrónica

En Contabilidad electrónica se generan los archivos XML que pide el SAT (Anexo 24). Cada uno se revisa contra el esquema del SAT y se descarga en un ZIP con el nombre oficial: RFC, año, mes y clave (p. ej. AAA010101AAA202601BN.zip).

• Antes de la balanza, contabiliza y cierra el mes: la pantalla te avisa si faltan documentos por contabilizar o si el mes sigue abierto.
• Balanza de cierre: en diciembre, marca «Balanza de cierre del ejercicio (mes 13)».
• Pólizas y auxiliares: elige para qué los pide el SAT. Si es un acto de fiscalización o una compulsa, escribe el número de orden del oficio. Si es una devolución o una compensación, escribe el número de trámite.
• Pólizas de diciembre: incluyen las de cierre, identificadas como «Cierre Diario 1».

FiscalCloud no envía los archivos. Súbelos en el portal del SAT con tu e.firma y registra aquí la fecha y el número de operación del acuse. El acuse de la balanza también marca la obligación como presentada en el calendario de Obligaciones.

Si a una transferencia le falta el banco o la cuenta, se reporta como «otro método de pago» (03), y la pantalla te lo avisa. Para que salgan completas, captura la CLABE de las cuentas bancarias de la empresa.

7. Impuestos del mes

Impuestos del mes es el papel de trabajo de la declaración mensual. Cada renglón sugiere un importe y dice de dónde sale. Puedes ajustarlo; el sugerido sigue a la vista.

• IVA: sale de la contabilidad del mes:

  • IVA trasladado cobrado;
  • menos el IVA acreditable pagado;
  • menos el IVA que te retuvieron;
  • menos el saldo a favor del mes anterior.

  Contabiliza el mes antes de revisarlo.

• ISR, según el régimen de la empresa:

  • Persona moral, régimen general: ingresos del año por el coeficiente de utilidad, menos la PTU (en octavos de mayo a diciembre) y las pérdidas, al 30 %, menos los pagos anteriores.
  • Persona física con actividad empresarial o profesional: lo cobrado menos lo pagado en el año, según sus CFDI, con la tarifa acumulada del mes. Se restan las retenciones y los pagos anteriores.
  • RESICO de persona física: lo cobrado en el mes, a la tasa de su tabla, menos el 1.25 % que le retuvieron.
  • RESICO de persona moral: lo cobrado menos lo pagado en el año, al 30 %.
  • Arrendamiento: las rentas cobradas en el mes, menos la deducción opcional del 35 % más el predial, o los gastos reales. Se aplica la tarifa mensual y se resta el 10 % retenido.
  • En otros regímenes, el pago se captura a mano.

• Retenciones a enterar: el ISR de sueldos, de honorarios y de arrendamiento y el IVA que la empresa retuvo en el mes.

En Parámetros del ejercicio se captura lo que la contabilidad no trae: el coeficiente de utilidad, las pérdidas pendientes, la PTU pagada y, en arrendamiento, la deducción y el predial.

Cuando el papel esté bien, Determinar y generar póliza lo deja fijo y crea la póliza de determinación. Esa póliza pasa el IVA a «IVA por pagar» o a «IVA a favor» y el pago provisional a «ISR por pagar». Si después cambia la contabilidad, la pantalla te avisa. Para recalcular, vuelve a borrador. Al presentar la declaración, registra el acuse; también queda marcada en el calendario de Obligaciones.

8. DIOT

La DIOT junta lo pagado a cada proveedor en el mes, repartido por tasa de IVA: 16 %, 8 % de la región fronteriza, 0 %, exento y sin IVA. También junta su IVA acreditable y el IVA que le retuviste.

• Las facturas de contado cuentan por su fecha y las de crédito cuando su pago está conciliado con el banco.
• Elige el tipo de operación de cada proveedor (bienes, servicios profesionales, uso o goce, otros). Se recuerda para los meses siguientes.
• Descargar TXT genera el archivo de carga masiva de 54 campos. Súbelo en la plataforma de la DIOT del SAT y registra aquí el acuse.
• Los proveedores extranjeros no emiten CFDI; se capturan directamente en la plataforma del SAT.
• El RESICO y las personas físicas con ingresos del año anterior de hasta 4 millones están relevados de presentarla.

9. IMSS

La sección IMSS tiene tres pestañas.

• Registros patronales: el registro que te dio el IMSS (11 caracteres), su clase de riesgo, la zona del salario mínimo y la prima de riesgos de trabajo. Sin prima capturada se usa la prima media de la clase.

  • Determinar prima anual calcula la prima con los riesgos de trabajo terminados del año anterior. Los días cotizados y los días subsidiados salen de lo capturado en IMSS. Tú completas las incapacidades permanentes (la suma de sus porcentajes) y las defunciones.
  • La prima sube o baja como máximo un punto por año y queda entre 0.5 % y 15 %. Al guardarla, rige desde el 1 de marzo.
  • Con menos de 10 trabajadores puedes quedarte con la prima media de la clase en vez de presentar la determinación.
  • Agregar prima captura una prima que ya tengas (por ejemplo, la de tu resolución del IMSS).

• Trabajadores: por registro patronal, cada trabajador con su situación ante el IMSS.

  • Alta o reingreso, cambio de salario y baja. El salario base de cotización se sugiere con las prestaciones de ley según su antigüedad (factor de integración) y se puede ajustar. Se respetan las reglas del SUA: no hay alta si ya está vigente, no hay baja si está incapacitado y el SBC va entre el salario mínimo de la zona y 25 UMA.
  • Faltas e incapacidades: cambian los días que se pagan de cada seguro. Las faltas cuentan hasta 7 por mes.
  • Créditos INFONAVIT: porcentaje, cuota fija mensual o factor, con el seguro de daños.
  • Movimientos por presentar: descarga el archivo para el IDSE de cada tipo (altas, cambios de salario y bajas), súbelo y márcalos como presentados. Plazo: 5 días hábiles.

• Cuotas: la cédula del mes (enfermedad y maternidad, riesgos de trabajo, invalidez y vida, guarderías) y, en los meses pares, la del bimestre (retiro, cesantía y vejez, INFONAVIT y los descuentos de crédito).

  • Se calcula día por día, con la UMA y el salario mínimo vigentes cada día, la prima de riesgo y la tabla de cesantía del año.
  • Quien gana el salario mínimo no paga su cuota: la paga el patrón.
  • Determinar y generar póliza guarda la cédula y crea la póliza de provisión (cuotas contra «IMSS por pagar», «SAR por pagar» e «INFONAVIT por pagar»).
  • Registrar pago marca las obligaciones del IMSS del mes (y del bimestre) en el calendario.
  • Archivos para el SUA descarga un ZIP con los archivos para importar en el SUA: trabajadores, datos afiliatorios, movimientos, créditos INFONAVIT e incapacidades.
    • Elige Lo del mes para lo ocurrido en el mes.
    • Elige Todos los trabajadores vigentes la primera vez que importes al SUA.
    • Impórtalos en ese orden.

10. ISN y FONACOT

ISN y FONACOT muestra el impuesto sobre nóminas del mes y lo que la nómina retuvo para el Instituto FONACOT.

• Impuesto sobre nóminas: se calcula con los recibos de nómina timbrados y pagados en el mes. Se agrupa por el estado donde trabaja cada persona, que se toma de sus datos de empleado.
  • Cada estado aplica su tasa y sus adicionales. Sinaloa usa su tarifa y el Estado de México cobra una cuota por trabajador a las personas físicas con hasta 4 trabajadores.
  • La PTU no entra donde la ley no la grava, ni el aguinaldo en Nayarit. Querétaro descuenta 8 salarios mínimos mensuales.
  • Si tu estado excluye algo más, como indemnizaciones, réstalo en Otras exclusiones.
  • Si algún trabajador no tiene estado, verás un aviso: captúralo en sus datos de empleado.
  • Chiapas y Oaxaca se pagan por bimestre.
• Determinar y generar póliza fija el impuesto y crea la póliza de provisión (gasto contra «ISN por pagar»).
• Registrar pago guarda la fecha y la línea de captura, y marca la obligación en el calendario.
• Retenciones FONACOT: la deducción 011 de los mismos recibos, por trabajador. Compárala con la cédula que emite el Instituto FONACOT antes de pagarla.

11. Activos fijos

Activos fijos lleva el equipo, mobiliario, vehículos y construcciones de la empresa.

• Agregar activo: escribe el folio fiscal de la factura de compra y usa Usar factura para llenar la descripción, la fecha y el monto sin IVA. Elige el tipo de bien.

  • Deducción fiscal: la tasa máxima de la ley según el tipo de bien, o una menor, y si la deducción empieza en el año en que se empieza a usar o en el siguiente. Los automóviles se deducen hasta $175,000 ($250,000 si son eléctricos o híbridos).
  • Depreciación contable: la tasa según su vida útil y, si quieres, un valor residual.
  • Cuentas contables: si las dejas en «Automática», se usan las del tipo de bien en el catálogo base, y si tu catálogo no las tiene, se dan de alta.

• Cada mes, Contabilizar genera la póliza de depreciación. Se cuentan meses completos de uso: si el bien empieza a usarse a medio mes, se deprecia desde el mes siguiente.

• Dar de baja (venta, pérdida o porque dejó de ser útil) genera su póliza: cancela el costo contra la depreciación acumulada y el valor en libros va a «pérdida en venta o baja». Si lo vendiste, factura la venta aparte y llévala a «Otros productos».

• Deducción fiscal muestra, por ejercicio, la deducción de cada activo: la histórica y la actualizada con el INPC del mes de adquisición al último mes de la primera mitad del periodo de uso. En el año de la baja se deduce lo pendiente; si el bien dejó de ser útil, queda $1.

• El INPC se publica alrededor del día 10 de cada mes. Mientras no se publique el que hace falta, verás el aviso «Falta el INPC».

12. Cierre del ejercicio

Cierre del ejercicio prepara la declaración anual de las personas morales del régimen general y cierra la contabilidad del año. Primero contabiliza y revisa los doce meses.

• Papel de trabajo: cada renglón de la anual sale de la contabilidad y se puede ajustar.

  • Ingresos acumulables: los ingresos contables, lo no acumulable o no contable y el ajuste anual por inflación acumulable.
  • Deducciones autorizadas: los costos y gastos, menos lo no deducible (incluida la parte no deducible de los pagos exentos a trabajadores), más la deducción de inversiones de Activos fijos y el ajuste deducible.
  • La utilidad fiscal (menos la PTU pagada), las pérdidas de años anteriores, el ISR al 30 %, los pagos provisionales y las retenciones.
  • La PTU: 10 % de la renta gravable, más la no reclamada del año anterior.
  • El coeficiente de utilidad para los pagos provisionales del año siguiente.

• Ajuste por inflación: el saldo promedio de cada cuenta de balance. Cada cuenta trae una clasificación sugerida (crédito, deuda o no se considera) que puedes cambiar. El factor sale del INPC de diciembre.

• Determinar fija el papel y genera la póliza de ISR y PTU del ejercicio en los ajustes de cierre (mes 13). Usar en el año siguiente lleva el coeficiente, la PTU y las pérdidas a los parámetros del año siguiente.

• Cierre contable: la póliza de cierre salda las cuentas de ingresos, costos y gastos contra la utilidad o pérdida del ejercicio. Al abrir el año siguiente, el traspaso pasa ese resultado a resultados de ejercicios anteriores. Se deshacen en orden inverso.

• Otros regímenes: el papel anual se calcula en el portal del SAT, pero el cierre contable sí se hace aquí.

• Reparto de PTU: la mitad se reparte por los días trabajados y la otra mitad por los salarios devengados. Los días y el salario diario salen de los recibos de nómina del año (las incapacidades por riesgo de trabajo y por maternidad cuentan como días trabajados), y los puedes corregir.

  • No participan quienes no cobran sueldos (asimilados), los eventuales con menos de 60 días ni quienes marques como directores, administradores o gerentes generales.
  • A los trabajadores de confianza se les topa el salario en el del sindicalizado mejor pagado más 20 %.
  • Cada quien recibe como máximo tres meses de salario o el promedio de su PTU de los últimos tres años, lo que más le favorezca. Lo que exceda los topes solo se redistribuye si lo marcas.
  • Descargar CSV trae lo que se paga a cada quien, con su parte exenta (15 UMA) y gravada, para capturar los recibos de PTU.

13. Importar contabilidad

Importar contabilidad trae a la empresa activa la contabilidad que llevabas en CONTPAQi o en cualquier otro sistema. Sube el archivo, revisa lo que va a pasar y confirma.

De CONTPAQi (TXT):

1. Catálogo de cuentas: en CONTPAQi, Catálogo → Bajar catálogo (F6), en TXT.
   • Se importan las cuentas de mayor y sus subcuentas con su número, su tipo, su naturaleza y su código agrupador. Los títulos y subtítulos solo sirven para presentar y no se importan.
   • Si la empresa todavía no tiene pólizas, puedes reemplazar su catálogo; si ya las tiene, solo se agregan las cuentas que falten.
   • Las cuentas por omisión de las pólizas automáticas se ligan a la primera subcuenta con el mismo código agrupador. Revísalas en el catálogo.
2. Saldos iniciales: en CONTPAQi, Cierre → Generar póliza de apertura de saldos iniciales. El TXT se importa como pólizas.
3. Pólizas: Pólizas → Bajar pólizas (F4), en TXT, con las pólizas de ajuste, las asociaciones a CFDI y el documento de pago. No marques «Borrar las pólizas bajadas».
   • Cada póliza se valida: que cuadre, que sus cuentas existan y acepten movimientos, y que su mes esté abierto. Las que no se pueden importar se listan con el motivo y las demás siguen.
   • Nada se importa dos veces. Las pólizas «sin afectar» no se importan.
   • Los CFDI ligados a las pólizas quedan como sus comprobantes.

De cualquier sistema, con los XML de la contabilidad electrónica del SAT (sueltos o en su ZIP). El tipo se reconoce solo:

• Catálogo (CT): primero. El tipo de cada cuenta sale de su código agrupador. Si una cuenta dice ser subcuenta de otra que no viene en el archivo (un título de tu sistema), queda en el primer nivel.
• Balanza (BN): da la póliza de saldos iniciales del primer día del mes siguiente, con las subcuentas (las de mayor repiten sus saldos). Si es de diciembre o del cierre, las cuentas de resultados no pasan al año nuevo: su suma va a resultados de ejercicios anteriores.
• Pólizas (PL): se importan con sus CFDI.

Preguntas frecuentes

¿Qué permisos necesito?

• Consultar la contabilidad, para ver catálogo, pólizas y reportes.
• Capturar y generar pólizas, para capturarlas y contabilizar el mes.
• Administrar el catálogo, para cambiar cuentas, registros patronales y la prima de riesgos de trabajo.
• Cerrar periodos, para cerrar y reabrir meses.
• Presentar obligaciones, para registrar acuses y pagos: contabilidad electrónica, declaración del mes, DIOT, IMSS e ISN.

Con Capturar y generar pólizas también se generan los archivos de contabilidad electrónica. Con Consultar la contabilidad se descargan los que ya se generaron.

El rol Contador trae todos.

¿Por qué el estado de situación muestra «Resultados de ejercicios anteriores sin cerrar»?

Porque las cuentas de resultados de un año anterior todavía tienen saldo, ya que no se hizo su póliza de cierre. Se suman al capital para que el activo sea igual a pasivo más capital.

¿Puedo usar el catálogo de mi sistema anterior?

Sí. El catálogo base es solo un punto de partida. Puedes agregar tus cuentas con su número y su código agrupador, o importar en Importar contabilidad el de CONTPAQi o el XML del catálogo que generó tu sistema anterior.