Factura electrónica: Cómo elegir un buen proveedor de facturación electrónica en México, adecuado a las necesidades de tu empresa
Las empresas en México deben utilizar una solución de factura electrónica considerando los pros y contras de cada proveedor o distribuidor.
Aprovecha las pruebas gratuitas de cada sistema y asi podrás evaluar mucho mejor el sistema de facturación al considerar los siguientes puntos de vital importancia:
Asesoría y soporte técnico de calidad Los sistemas de facturación en el mercado son muy diversos y es importante el valor agregado que entregan. Por ejemplo, un servicio de soporte de calidad se nota desde el primer momento en que haces contacto. Esto es muy importante si no cuentas con experiencia en sistemas de facturación necesitarás la mejor orientación en línea. Si tu empresa es pequeña o mediana y buscas un gran proveedor, te enfrentará a un servicio masivo y posiblemente tan general que no puedan soportar las pequeñas preguntas y dudas en el proceso de facturación.
Confiabilidad y siempre actualizado Es muy importante cuantificar el número de facturas que serán timbradas para preguntar al proveedor si su sistema puede ofrecerte un servicio sin interrupciones y siempre actualizado ante los cambios y ajustes solicitados por el SAT en México. El objetivo es asegurar el servicio en momentos críticos. Si una empresa maneja un catálogo de productos muy grande, será fundamental también que la administración de la información de productos y precios sea fácil y práctica.
Elige un PAC o un distribuidor multi PAC Muchos PACs cuentan con distribuidores, los cuales cuentan con el mismo servicio y son una extensión de estos mismos. En caso de elegir un PAC, verifica que esté inscrito en la lista de los proveedores autorizados PAC del SAT.
Una de las ventajas de los sistemas de facturación distribuidores es que utilizan diferentes PACs con el propósito de asegurar la velocidad y la seguridad ante cualquier interferencia inesperada, o si alguno de ellos deja de operar o su servicio es inaccesible temporalmente. Para el cliente de estos sistemas distribuidores el proceso es totalmente transparente por lo tanto desde este punto de vista un distribuidor que utilice varios PACs asegura un servicio redundante para la emisión y timbrado de la factura.
Multiempresa Un factor fundamental es cuantas empresas, con diferentes RFC, puedes administrar desde la misma cuenta. Elige aquella que comparta los folios y asi optimizarás tus operaciones.
Precios Según tu volumen de facturación elige un sistema que te asegure el mejor precio por folio digital al obtener el timbre del SAT cuando tu factura será válida y legal.
Condiciones de uso Todas las empresas funcionan de distinta manera. Algunos realizan su facturación de forma personal, o grandes empresas internacionales con departamentos dedicados a administrar su facturación. Cualesquiera que sean tus necesidades, asegúrate de que el PAC o distribuidor que elijas te ofrezca herramientas y soluciones que se ajusten a tus necesidades. Investiga si hay costos ocultos, plazos, y lee las letras pequeñas. Pregunta siempre para probar el sistema de soporte y atención a clientes por chat o por teléfono.
Distintos Roles para administrar los datos Un buen sistema de facturación debe dar de alta distintos usuarios con roles adecuados para adaptarlo a tu operación para otorgar distintas responsabilidades. De esta manera tu equipo podrá organizarse de forma óptima para obtener los mejores resultados.
Totalmente en Línea Un buen sistema de facturación debe permitir la creación y timbrado de facturas desde cualquier dispositivo con conexión a internet y un navegador compatible, sin necesidad de descargar ningún tipo de software, para facturar desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Velocidad en el timbrado El tiempo de timbrado es muy importante, por eso el sistema de facturación que selecciones debe timbrar en menos de 2 segundos cada comprobante CFDI.
Resguardo de facturas Un buen sistema de facturación debe resguardar tus facturas por al menos los 5 años que el SAT solicita, incluso si ya no compras más folios o renuevas tu membresía. Tus CFDI seguros y en un mismo lugar.
Pruebas gratis Infórmate a detalle sobre cada uno de los puntos que hemos enumerado y evalúa a cada empresa incluso si te ofrecen probar folios gratis regístrate y prueba el sistema, pregunta al servicio de soporte o atención a clientes todas tus dudas para tomar la mejor decisión.
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